Control de asistencia con reconocimiento facial

Registre las entradas y salidas de su personal desde una tablet en su local o desde el celular de cada trabajador, con foto, verificación facial y ubicación. Todo funciona desde el navegador: no hay que instalar nada desde Play Store.

Qué puede hacer

• Marcar entrada y salida con reconocimiento facial y prueba de parpadeo (evita que alguien marque con una foto).
• Guardar la foto, hora y ubicación GPS de cada marca.
• Seguir marcando sin internet: las marcas se envían solas cuando vuelve la señal.
• Programar turnos, incluidos los que cruzan la medianoche.
• Ver tardanzas, faltas y horas trabajadas y descargarlas en Excel.
• Recibir alertas: tardanza, inasistencia, posible suplantación, marca fuera del local y reloj alterado.
• Enviar mensajes que el trabajador ve al marcar.
• Dar acceso a supervisores que solo ven a su grupo de personas.

Primeros pasos (resumen)

Para dejar el sistema funcionando, siga este orden. Cada paso tiene su sección más abajo.

1. Ingrese al panel y cambie su contraseña. Ver
2. Registre a sus empleados, uno por uno o con un Excel. Ver
3. Registre el rostro de cada empleado (5 fotos). Ver
4. Asigne los turnos de la semana. Ver
5. Marque la zona de su local en el mapa. Ver
6. Active la tablet del local y, si corresponde, los celulares. Ver
7. Imprima la guía rápida y péguela junto a la tablet. Ver

Ingresar al panel

1. Abra avasol.pe/asistencia/admin. También está en el menú de avasol.pe: Aplicaciones → Control de Asistencia.
2. Escriba el correo y la contraseña que le entregó Avasol y pulse Ingresar.
3. La primera vez, pulse Contraseña (arriba a la derecha) y ponga una contraseña propia de al menos 10 caracteres.

El menú de la izquierda tiene todas las secciones. En el celular se abre con el botón ☰.

Empleados

Agregar un empleado

1. Vaya a Empleados y pulse Nuevo empleado.
2. Complete el documento (DNI o carné de extranjería) y el nombre completo. Cargo, correo y teléfono son opcionales.
3. Si el trabajador marcará desde su propio celular, active «Puede marcar desde su celular personal».
4. Pulse Guardar.

El documento es lo que el trabajador digita en la tablet para marcar, así que escríbalo sin espacios ni guiones.

Qué muestra la lista

Editar o dar de baja

Pulse Editar en la fila del empleado. Para dar de baja a alguien que ya no trabaja, desmarque Activo: deja de poder marcar, pero su historial se conserva. Los empleados no se borran porque el registro de asistencia debe conservarse.

PIN para el celular

Pulse PIN y escriba un número de 4 a 8 dígitos. Entrégueselo al trabajador en persona. El PIN solo se usa una vez, para activar su celular. Si se bloquea por intentos fallidos, asignar uno nuevo lo desbloquea.

Importar empleados desde Excel

Útil para cargar a todo el personal de una vez.

1. Prepare un archivo Excel .xlsx cuya primera fila tenga los títulos documento y nombre. Puede agregar también cargo, email y telefono.
2. En Empleados pulse Importar Excel, elija el archivo y pulse Importar.
3. El sistema le dice cuántos empleados creó y cuántos actualizó. Las filas con errores aparecen listadas.

Registrar el rostro (enrolamiento)

Para que el sistema reconozca a cada trabajador, hay que tomarle unas fotos de referencia. Hágalo con el trabajador presente, desde la tablet del local o desde cualquier computadora con cámara.

1. En Empleados, pulse Rostro en la fila del trabajador y luego Tomar muestras con la cámara.
2. Permita el uso de la cámara si el navegador lo pregunta.
3. Pida al trabajador que mire a la cámara y pulse Capturar muestra. Mientras analiza dirá «Analizando…»; la primera vez puede tardar unos segundos.
4. Repita hasta tener 5 muestras, moviendo un poco la cabeza entre una y otra.
5. Marque la casilla de consentimiento (el trabajador debe haber firmado la autorización) y pulse Guardar muestras.

Mejorar el reconocimiento con el tiempo

En Entradas y salidas, las marcas reconocidas tienen el botón + Muestra. Úselo para agregar fotos tomadas en las condiciones reales del local, por ejemplo de noche. También puede quitar una muestra mala con la × sobre la foto.

Asignar turnos

Los turnos permiten saber quién llegó tarde o faltó. Si un empleado no tiene turnos, sus marcas se registran igual, pero no aparece en el reporte de tardanzas.

1. Vaya a Turnos. Verá una tabla con los empleados y los días de la semana.
2. Pulse Editar en la fila del empleado.
3. En cada día pulse + Horario y escriba la hora de inicio y de fin. Puede poner hasta 3 horarios por día (turno partido).
4. Para no repetir, llene el lunes y pulse Copiar lunes a todos los días. Luego quite los días de descanso con Quitar.
5. Si otros trabajadores tienen el mismo horario, márquelos en «Aplicar la misma semana también a».
6. Pulse Guardar turnos.

La tolerancia de tardanza se configura en Configuración de la empresa.

Zonas (geocercas)

Una zona es un círculo en el mapa alrededor de su local. Si alguien marca fuera de todas las zonas, se genera una alerta «Fuera de zona». Es especialmente útil para quienes marcan desde su celular.

1. Vaya a Zonas (geocercas).
2. Ubique su local de una de estas formas: haga clic en el mapa, pulse Usar mi ubicación si está en el local, o escriba la latitud y longitud. Si las copia de Google Maps (clic derecho sobre el lugar → copiar coordenadas), puede pegar las dos juntas en el campo Latitud.
3. Escriba un nombre (por ejemplo «Estación principal») y el radio en metros. Para un grifo, entre 100 y 200 m es razonable.
4. Pulse Guardar zona.

Si no define ninguna zona, no se controla la ubicación, aunque cada marca guarda igual su posición GPS.

Activar la tablet del local

La tablet queda fija en el local y en ella marcan todos los trabajadores con su DNI y su rostro.

En el panel

1. Vaya a Dispositivos y pulse Nueva tablet.
2. Póngale un nombre (por ejemplo «Tablet isla 1»). Aparecerá un código de 6 caracteres. Vale 48 horas y un solo uso.

En la tablet

1. Abra Chrome y entre a avasol.pe/asistencia/app.
2. En la pestaña Tablet de la estación escriba el código y pulse Activar tablet.
3. Permita el uso de la cámara y la ubicación cuando lo pregunte.
4. Menú ⋮ de Chrome → Agregar a pantalla principal. Desde entonces ábrala con ese ícono: se ve a pantalla completa y funciona sin internet.

Para desactivar o renombrar una tablet use los botones de Dispositivos. Si la tablet se pierde o la roban, desactívela de inmediato.

Activar el celular de un trabajador

Para personal que marca desde su propio celular (reparto, ventas, turnos fuera del local).

Antes, en el panel

En la ficha del empleado active «Puede marcar desde su celular personal» y asígnele un PIN. En Dispositivos verá el código de empresa que el trabajador necesitará.

En el celular del trabajador

1. Abra avasol.pe/asistencia/app en Chrome (Android) o Safari (iPhone).
2. Toque la pestaña Mi celular.
3. Escriba el código de empresa, su DNI y su PIN, y toque Activar celular.
4. Acepte los permisos de cámara y ubicación.
5. Agréguela a la pantalla de inicio: en Chrome menú ⋮ → Agregar a pantalla principal; en iPhone botón Compartir → Agregar a inicio.

Cómo marca el trabajador

En la tablet

1. Toque ENTRADA al llegar o SALIDA al irse.
2. Digite su DNI y toque OK.
3. La primera vez aparece la autorización de datos personales: léala y toque Acepto.
4. Mire a la cámara, con la cara dentro del óvalo, y parpadee. El óvalo se pone verde cuando detecta la cara.
5. Aparece «Entrada registrada 07:58». Si hay mensajes de la empresa para usted, se muestran ahí.

En el celular

Igual, pero sin digitar DNI: el celular ya sabe quién es. Además tiene el botón Ver mis marcas con su registro de los últimos 31 días.

Si no lo reconoce

La app pide intentarlo de nuevo hasta dos veces más. Si igual no coincide, la marca se registra, pero queda observada para que el supervisor la revise y se genera una alerta. Nadie se queda sin marcar por un problema de luz; el supervisor decide.

Marcar sin internet

La app sigue funcionando aunque se caiga el internet del local:

• Arriba a la derecha dice Sin conexión y cuántas marcas hay por enviar.
• Las marcas se guardan en la tablet con su hora real, foto y ubicación.
• Cuando vuelve la señal se envían solas, sin hacer nada.

Si alguien cambia la hora de la tablet para adelantar o atrasar una marca, el sistema lo detecta al sincronizar, corrige la hora y genera una alerta de reloj alterado.

Guía rápida para el trabajador (imprimible)

Imprimir solo esta guía

Para marcar tu asistencia

1. Toca ENTRADA cuando llegas o SALIDA cuando te vas.
2. Digita tu DNI y toca OK.
3. Mira a la cámara y parpadea.
4. Espera el mensaje «registrada» con la hora. ¡Listo!

Recuerda

• Quítate la gorra y los lentes oscuros antes de marcar.
• Marca tú mismo: el sistema reconoce tu rostro y guarda la foto.
• Si no hay internet, marca igual: se envía después.
• Si olvidaste marcar o la tablet no funciona, avisa a tu supervisor el mismo día.

Pantalla «Hoy»

Es la primera pantalla del panel. Muestra de un vistazo:

• Dentro ahora: cuántos marcaron entrada y todavía no salida.
• Turnos puntuales, tardanzas y sin marcar / faltas del día.
• Alertas por revisar. Tóquelas para ir a Alertas.
• La lista de empleados con su última marca y el estado de su turno de hoy.

Pulse Actualizar para ver los cambios más recientes.

Entradas y salidas

El registro completo de marcas, con foto.

1. Elija el rango de fechas (Desde y Hasta) y, si quiere, un empleado, grupo o dispositivo.
2. Marque «Solo observadas» para ver solo las que requieren revisión: rostro que no coincide, sin parpadeo, fuera de zona, manuales o anuladas.
3. Pulse Consultar. Haga clic en una foto para verla en grande.
4. Pulse Exportar Excel para descargar lo que está viendo.

Cómo leer cada marca

En Ubicación, el enlace abre el punto exacto en un mapa.

Crear y corregir marcas

Marca manual (el trabajador olvidó marcar)

1. En Entradas y salidas pulse Marca manual.
2. Elija el empleado, si es entrada o salida, la fecha y hora, y escriba el motivo.
3. Pulse Registrar.

Corregir o anular una marca

Pulse Editar en la marca. Puede cambiar el tipo o la hora, o marcarla como Anulada (por ejemplo, una marca duplicada). Siempre debe indicar el motivo.

Asistencia y tardanzas

Compara los turnos programados con las marcas reales. Por defecto muestra el mes en curso.

• Por empleado: turnos, cantidad de tardanzas, minutos de tardanza acumulados, faltas y horas.
• Pulse Detalle para ver día por día: entrada, salida, horas y estado.
• Pulse Exportar Excel para enviarlo a planilla.

También indica si alguien salió antes de terminar su turno.

Cálculo de horas

Suma el tiempo entre cada entrada y su salida, por empleado y por día. No depende de los turnos.

Si a una jornada le falta la entrada o la salida, aparece como sin salida o sin entrada y no suma horas. Corríjala con una marca manual y vuelva a consultar.

Mapa de marcas

Muestra en el mapa dónde se hizo cada marca del periodo elegido, junto con las zonas. Colores: verde entrada, naranja salida, rojo fuera de zona o rostro que no coincide. Haga clic en un punto para ver quién y a qué hora.

Alertas

Tardanzas e inasistencias se revisan automáticamente cada 5 minutos. Las demás se generan al recibir cada marca.

1. Vaya a Alertas. Por defecto ve las pendientes de los últimos 7 días.
2. Revise cada una (tiene la foto cuando corresponde).
3. Marque las que ya atendió y pulse Marcar seleccionadas como revisadas.

Para recibirlas por correo, escriba los correos en Configuración de la empresa. Le llegará un resumen con las alertas nuevas.

Mensajes a empleados

Comunicados cortos que el trabajador ve en la pantalla la próxima vez que marca: cambios de turno, avisos de pago, recordatorios.

1. Vaya a Mensajes, escriba el texto y elija los destinatarios (o Seleccionar todos).
2. Pulse Enviar.
3. En Enviados, la columna Vistos dice cuántos ya lo leyeron. Pulse Ver para saber quién y cuándo.

Grupos y supervisores

Grupos

Agrupe a los empleados como le convenga: «Turno noche», «Playa», «Tienda». Sirven para filtrar reportes y para limitar lo que ve un supervisor. Se crean en Grupos → Nuevo grupo.

Usuarios del panel

1. Vaya a Usuarios → Nuevo usuario.
2. Escriba nombre, correo, rol y una contraseña inicial de al menos 10 caracteres.
3. Si es supervisor, marque los grupos que podrá ver.

Configuración de la empresa

En Empresa (solo administradores):

Datos personales

La foto del rostro, el patrón facial y la ubicación son datos personales, y los biométricos son sensibles (Ley N.° 29733, Ley de Protección de Datos Personales). Por eso el sistema:

• Pide registrar el consentimiento del trabajador antes de enrolar su rostro, o le muestra la autorización la primera vez que marca.
• Usa los datos solo para el control de asistencia.
• Guarda las fotos en un servidor privado, visibles solo para los usuarios del panel de su empresa.
• No borra el registro de asistencia; las correcciones quedan documentadas.

Preguntas frecuentes

Soporte

Si algo no funciona como se describe aquí, primero consulte las preguntas frecuentes. Si el problema continúa, comuníquese con soporte indicando:

• Nombre de su empresa y del usuario o trabajador afectado.
• Qué intentaba hacer, en qué pantalla y a qué hora.
• Una captura de pantalla del mensaje que aparece.

Hugo Guillén Bustios — Avasol